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Recibes muchos mails por día?

Nos gustaria comenzar a ser una lista de mejores prácticas para gestionar el mail… Nos ayudas?

Aquí algunos tips claves:

• Si la respuesta demanda menos de dos minutos contesta el mensaje inmediatamente.
• Si no sabes la respuesta, o demanda más tiempo, de todas maneras responde que estás trabajando en ello!
  Responde lo más breve posible. Que tus mails sean de
  5 oraciones o menos.
• Mantiene tu bandeja de entrada limpia.
• Ordena tu carpeta por grupos o contenido, por ejemplo, proyectos, personal, clientes, “voy a usar” etc.
• Filtra el spam y elimina los mails de temas triviales.
• Haz backups solo de mensajes importantes. Nunca sabes cuando puedes necesitarlos.
• Al momento de subscribirte a una lista o newsletter reflexiona si realmente la leerás. También puedes tener otra cuenta para este tipo de subscripciones.
• Usa el método GTD
• Utiliza con tu equipo de trabajo servicios como Google Docs, para documentos, Remember de Milk para tareas, Del.icio.us para compartir links y algun lector de RSS para las noticias.

¿Cuáles son tus tips, ideas o consejos para gestionar tu casilla de mensajes?

Si crees que “El tiempo vuela”, que “las 24 horas del día no son suficientes” o que “el día no te alcanza”, deberías seguir una serie de consejos prácticos para tener una vida más productiva y libre de estrés.

¿Qué puedo hacer?

1. Planificá tus actividades con tiempo: Dejar todo para último momento no es una buena idea. Aquellas personas que planifican algo con tiempo previo sufren menos estrés, se sienten más seguras y están mejor preparadas para lo imprevisto. ¿Hacés una lista de todas las tareas para el día?
2. No confíes sólo tu memoria: una agenda o Palm pueden ayudarte a organizar anticipadamente tus actividades, evitando olvidar reuniones, tareas, trabajos o no cumplir con los compromisos por falta de planificación.
3. Hazlo “una vez”:revisa tus notas una sola vez. Léela, respóndela, archívala o tírala.
3. Decide ahora: No es aconsejable retrasar las decisiones. En muchos casos, no tendrás más información más tarde.
4. Divide los grandes proyectos en partes más pequeñas y manejables : Establece deadlines para completar cada parte.
5. No todo es trabajar: Practicar otras actividades recreativas o deportes pueden ayudarte a relejar tu mente, desconectarte y tener mayor energía para trabajar.
6. Dormir mejor: Durante las horas de sueño reparador, nuestro cuerpo y mente organizan toda la actividad e información procesada durante el día. Dormir bien te permite tener un mejor y mayor rendimiento al día siguiente.

Tener ordenado los papeles de la oficina o los apuntes de estudio, nos ayudan a ahorran gran cantidad de tiempo y nos permiten trabajar de una manera más productiva.

¿Por qué? Porque si disponemos de un sistema de archivo organizado para los documentos, facturas, presupuestos, etc. para el trabajo; o por materias para el estudio, se evitará invertir más tiempo del necesario en recuperar la información clasificada.

Además notamos:

- Un incremento de la productividad y eficacia.
- Evita que se pierdan documentos importantes.
- Ahorra tiempo en las tareas diarias.
- Permite una adecuada organización y rápida localización.
- Permite un aprovechamiento óptimo del espacio.
- Conlleva una reducción de los costos.
- Mejor conservación de la documentación.
- Trabajar o estudiar en un lugar ordenado es más saludable.

Por otro lado, resulta prioritario el tratamiento de los documentos, que serán clasificados y ordenados, siendo importante conservar sólo los necesarios.

También habrá que considerar una serie de aspectos ambientales y de seguridad. Para una correcta conservación de los documentos se necesitan adoptar medidas que controlen diversos factores de riesgo: como los incendios, los insectos, la humedad, etc.

El material que ayuda en el proceso de la organización de los documentos son por ejemplo:

- Bandejas clasificadoras.
- Las etiquetas adhesivas.
- Los índices.
- Separadores.
- Los contenedores de los documentos se dividen en carpetillas, clasificadores, cajas de archivo y carpetas suspendidas o colgantes.

Lo mismo sucede en nuestra PC. Tener ordenados nuestros archivos por carpetas o etiquetas en la web nos ayudará a ahorrar mucho tiempo a la hora de buscarlos!

Officenet es una empresa súper dinámica, con muchos proyectos y mucha energía.

Desde su inicio emprendedor en 1997, cuando solo era una servilleta (ver imagen para no confundirla con otra servilleta más bien infame), hasta que nos unimos a Staples, la empresa más grande del mundo de productos de oficina, Officenet mostró crecimiento a través de la innovación constante.

Los desafíos son enormes.

Tenemos cientos de proyectos, algunos para simplificar la vida de nuestros clientes, otros la de nuestros asociados. Pero necesitamos entender bien hacia donde ir, qué cosas mejorar y en qué momentos innovar. Necesitamos prestar mucha atención tanto a nuestros clientes (y las empresas que todavía no lo son) como a nuestros asociados.

¿Por qué, entonces, un blog?

Hace falta, en mi opinión, un medio tan dinámico como este para poder discutir estos proyectos, estas ideas. Tal vez se convierta en una fuente concreta de inspiración, de mejora contínua, un canal de comunicación bidireccional.

O tal vez en un tiempo dejemos de usarlo, si no tiene éxito.

Vamos a comenzar de a poco, con algunos asociados, para luego, si todo va bien, compartir la idea con más gente, con clientes, con prospects, etc.

Esto me lleva a presentar el Primer proyecto a discutir: este Blog. Para qué sirve, qué cosas debemos discutir, qué cosas no. Escucho comentarios. ¡Gracias!

Publicado originalmente en el blog de Leo Piccioli.