Officenet Media - La vida de la oficina pasa por aquí

Al hablar de liderazgo, nos surge una espontánea pregunta: ¿Quién puede ser un buen líder y cómo lograrlo?

Algunas personas piensan que los líderes nacen, mientras que otras consideran que los lideres se hacen a través del tiempo. Tal vez ambas teorías tengan parte de razón, pero lo cierto, segun los especialistas del tema, es que en la base del liderazgo se encuentran una serie de actitudes y comportamientos que pueden aprenderse.

Es importante hacer una primera distinción: No es lo mismo ser un jefe que un líder.

Una persona puede estar al mando en la empresa, pero eso no la convierte necesariamente en un líder. El jefe puede lograr que los demás realicen sus tareas por obediencia, dinero, miedo a perder el trabajo, etc. mientras que el líder consigue que sus seguidores lo hagan porque realmente lo desean.

Las personas quieren ser dirigidas por alguien que sea:

1. Una persona ética, digna de confianza y noble.

2. Que transmita la sensación de que sabe qué hay qué hacer y cuál es el mejor camino para lograr los objetivos.

Por otro lado, aquel cuyos “pensamientos, palabras y obras” estén en plena armonía, coherencia, es decir, que dice lo que piensa y hace lo que dice, en total concordancia y honestidad entre será un mejor lider.

Algunas de

Si crees que “El tiempo vuela”, que “las 24 horas del día no son suficientes” o que “el día no te alcanza”, deberías seguir una serie de consejos prácticos para tener una vida más productiva y libre de estrés.

¿Qué puedo hacer?

1. Planificá tus actividades con tiempo: Dejar todo para último momento no es una buena idea. Aquellas personas que planifican algo con tiempo previo sufren menos estrés, se sienten más seguras y están mejor preparadas para lo imprevisto. ¿Hacés una lista de todas las tareas para el día?
2. No confíes sólo tu memoria: una agenda o Palm pueden ayudarte a organizar anticipadamente tus actividades, evitando olvidar reuniones, tareas, trabajos o no cumplir con los compromisos por falta de planificación.
3. Hazlo “una vez”:revisa tus notas una sola vez. Léela, respóndela, archívala o tírala.
3. Decide ahora: No es aconsejable retrasar las decisiones. En muchos casos, no tendrás más información más tarde.
4. Divide los grandes proyectos en partes más pequeñas y manejables : Establece deadlines para completar cada parte.
5. No todo es trabajar: Practicar otras actividades recreativas o deportes pueden ayudarte a relejar tu mente, desconectarte y tener mayor energía para trabajar.
6. Dormir mejor: Durante las horas de sueño reparador, nuestro cuerpo y mente organizan toda la actividad e información procesada durante el día. Dormir bien te permite tener un mejor y mayor rendimiento al día siguiente.

Tener ordenado los papeles de la oficina o los apuntes de estudio, nos ayudan a ahorran gran cantidad de tiempo y nos permiten trabajar de una manera más productiva.

¿Por qué? Porque si disponemos de un sistema de archivo organizado para los documentos, facturas, presupuestos, etc. para el trabajo; o por materias para el estudio, se evitará invertir más tiempo del necesario en recuperar la información clasificada.

Además notamos:

- Un incremento de la productividad y eficacia.
- Evita que se pierdan documentos importantes.
- Ahorra tiempo en las tareas diarias.
- Permite una adecuada organización y rápida localización.
- Permite un aprovechamiento óptimo del espacio.
- Conlleva una reducción de los costos.
- Mejor conservación de la documentación.
- Trabajar o estudiar en un lugar ordenado es más saludable.

Por otro lado, resulta prioritario el tratamiento de los documentos, que serán clasificados y ordenados, siendo importante conservar sólo los necesarios.

También habrá que considerar una serie de aspectos ambientales y de seguridad. Para una correcta conservación de los documentos se necesitan adoptar medidas que controlen diversos factores de riesgo: como los incendios, los insectos, la humedad, etc.

El material que ayuda en el proceso de la organización de los documentos son por ejemplo:

- Bandejas clasificadoras.
- Las etiquetas adhesivas.
- Los índices.
- Separadores.
- Los contenedores de los documentos se dividen en carpetillas, clasificadores, cajas de archivo y carpetas suspendidas o colgantes.

Lo mismo sucede en nuestra PC. Tener ordenados nuestros archivos por carpetas o etiquetas en la web nos ayudará a ahorrar mucho tiempo a la hora de buscarlos!

Seguramente cuando tienes que desarrollar algún proyecto o trabajo en grupo que requiera varios conceptos y ser creativo, surge la idea de recurrir a un brainstorming o lluvia de ideas.

Pero, ¿Quién escribe? ¿En necesario reunirnos? ¿Quién coordina?…

¿Por qué no hacerlo más fácil en forma online?

Una aplicación llamada Mind42 permite hacer mapas mentales para organizar toda esta información entre varios usuarios. Atención: No hace falta bajarse ningún programa.

De esta manera, cada miembro del grupo de trabajo pueden trabajar desde su PC y todos pueden ver el resultado obtenido.

No sólo es fácil, útil, sino que favorece la creatividad y ayuda a ser más productivos.

Más información:

- Mind42
- Keiboll’s bits

Si utilizar un lector de feeds RSS como Google Reader o Bloglines tiene grandes ventajas porque puedes tener tus blogs favoritos y sitios de noticias organizados y puedes hojear rápidamente muchos artículos.

Pero, cuando pasan varios días sin leerlos, lo más seguro es que tengas unos 500 ó más artículos sin leer.

¿Cómo puedo hacer más simple la lectura?

Algunas recomendaciones para son:

1. No te sientas con la obligación de leer todas las notas pero tampoco caigas en la tentación de cerrar tu lector porque la próxima vez que lo abras ya serán muchas más notas sin leer.

2. Sé honesto contigo mismo. Es poco probable que te detengas leer 900 notas de una vez.

3. Anota cuáles son los que menos lees o los menos útiles y márcalos como leídos.

4. Pregúntate cuáles son los que más te interesan, haz una lista de los temas que te gustaría ver con más detalle y márcalos como leídos también.

5. Reconoce aquellos blogs que de todos modos no lees y utilízalos como reforzador.

6. Revisa cuáles de estos feeds podrías borrar. Algunos de ellos tienen a repetirse, sobre todo si se trata de un nicho en particular.

Recuerda: SImplifica tu lectura. El mundo seguirá funcionando aún cuando no te enteres de todo lo que pasa. Si algo es realmente importante, seguramente de todos modos te enterarás!

Más consejos:

- Consejos para leer blogs
- Tips para no volverse loco leyendo blogs

En el caso de los productos o servicios, uno siempre quiere que sean fáciles de usar, pero por otra parte, le gustaría que hagan todo lo posible. ¿O no es así?

En las tareas que realizamos sucede algo similar. Una buena forma de simplificar tus actividades es dividiéndolas en acciones más simples. O bien, podrías eliminar aquellas más complejas, pero con un cierto equilibrio entre la simplicidad y la complejidad para hacer bien las cosas.

El proceso de llegar a un estado ideal de sencillez puede ser realmente complejo. La forma más sencilla de alcanzar la simplicidad es mediante la reducción reflexiva. Debes tener cuidado con lo que se elimina.

Officenet es una empresa súper dinámica, con muchos proyectos y mucha energía.

Desde su inicio emprendedor en 1997, cuando solo era una servilleta (ver imagen para no confundirla con otra servilleta más bien infame), hasta que nos unimos a Staples, la empresa más grande del mundo de productos de oficina, Officenet mostró crecimiento a través de la innovación constante.

Los desafíos son enormes.

Tenemos cientos de proyectos, algunos para simplificar la vida de nuestros clientes, otros la de nuestros asociados. Pero necesitamos entender bien hacia donde ir, qué cosas mejorar y en qué momentos innovar. Necesitamos prestar mucha atención tanto a nuestros clientes (y las empresas que todavía no lo son) como a nuestros asociados.

¿Por qué, entonces, un blog?

Hace falta, en mi opinión, un medio tan dinámico como este para poder discutir estos proyectos, estas ideas. Tal vez se convierta en una fuente concreta de inspiración, de mejora contínua, un canal de comunicación bidireccional.

O tal vez en un tiempo dejemos de usarlo, si no tiene éxito.

Vamos a comenzar de a poco, con algunos asociados, para luego, si todo va bien, compartir la idea con más gente, con clientes, con prospects, etc.

Esto me lleva a presentar el Primer proyecto a discutir: este Blog. Para qué sirve, qué cosas debemos discutir, qué cosas no. Escucho comentarios. ¡Gracias!

Publicado originalmente en el blog de Leo Piccioli.

¿Quién sabe de qué son estas fotos?

¿Quiénes están en cada una?

Hace poco se generó (y todavía no terminó) bastante discusión acerca de si un blog corporativo sirve para una PyME.

Algunos comentaron problemas que podría traer… Encontré una nota muy interesante que habla específicamente de eso: los 10 riesgos más importantes que un blog corporativo puede generar. Va un resumen con agregados míos en las soluciones propuestas.

1. Comentarios negativos. Probabilidad: 90%. Solución: moderación de comentarios con una política clara.
2. Pérdida de control sobre el mensaje (el blog es mucho menos “controlado” por marketing, relaciones públicas, o los abogados). Probabilidad: 75%. Solución: aceptar que ya existen esos mensajes fuera del control de las áreas.
3. Desinterés de los responsables del blog.. Probabilidad: 75%. Solución: comprometer el tiempo a largo plazo.
4. No entender la blogosfera. Probabilidad: 30%. Solución: involucrarse con blogs antes de comenzar el corporativo, para aprender.
5. Empleados poco preparados para bloguear. Probabilidad: 5%. Solución: es importante que conozcan bien la compañía y tengan capacitación de cómo comunicar.
6. Incentivar una ola de críticas (ej. Direct2Dell cuando lanzó). Probabilidad: 10%. Solución: aprender de las críticas, y mostrar que uno aprende.
7. Riesgos legales (me contaban Roger y Daniel que hace poco un administrador de foros -jujuy.com- tuvo que pagar como $40000 de indemnización por lo que se discutió en el foro… los comentarios de los blogs podrían ser asimilados a eso). Probabilidad: 0,05%. Solución: ante la duda, preguntar, y estar atento a los casos que pueda haber.
8. Perder los secretos. Probabilidad: 0,05%. Solución: aceptar que hay tantas ventanas abiertas, que esta no cambia nada… además, cualquier puede saber la fórmula de la Coca Cola, y con eso qué?
9. Impacto negativo en el valor de la compañía. Probabilidad: 0,05%. Solución: un blog es una apuesta, si sale mal puede tener impacto negativo; pero el objetivo es que sea positivo. Puede fallar.
10. Juicios, y más juicios. Probabilidad: 0,05%. Solución: cuánto más grande la compañía, mayor es el riesgo (”big pockets”)…

Más adelante, me gustaría contar qué pasó en nuestro blog con respecto a estos diez puntos…

Muchos me preguntan por qué tengo un cuadro tan feo en mi oficina.

Hoy se cumplen 2 años de una experiencia muy dolorosa que Officenet pasó, y que tal vez en Argentina no se sintió.

Durante los primeros meses de 2005, trabajaron/mos muy fuerte en Brasil para mudar el depósito y las oficinas a un nuevo lugar, más amplio y con una mejor distribución. Discutimos mucho, trabajamos argentinos, brasileños, y gente de Staples.

Nos mudamos a principios de mayo.

Y un fatídico 24 de mayo cayó la mayor lluvia de San Pablo en 43 años. La ciudad colapsó (¿suena conocido?) y nuestro depósito quedó con un metro de agua. El equipo de la noche se rompió para proteger la mercadería y los pedidos, pero no hubo caso. La pérdida fue millonaria.

El 25 de mayo, un miércoles, decidimos con Marce M. ir para allá. Llegamos el 25 a la noche, y el 26 logramos entrar a un lugar deprimente. Lo más valioso de todo fue el esfuerzo que vimos de cientos de personas para salir adelante. Un poco desordenado, pero con una pasión increíble. Y estábamos entregando pedidos dos días hábiles después (gracias a que había un fin de semana de por medio).

Fue una experiencia desagradable y gratificante al mismo tiempo.

Para no olvidar que hay que estar preparados, tengo ese cuadro en mi oficina.

PD: gracias Ale L. por el diseño.